Gestão de ocorrências: Riscos X Benefícios do controle em Excel.

Toda vez que passamos por processos de auditorias e recebemos uma Não Conformidade, logo pensamos na “trabalheira” que será o tratamento desta Não Conformidade.

Este modelo mental existe em função da forma como realizamos o trabalho, e não em virtude da complexidade da Não Conformidade.

Quando identificamos algum ponto não conforme, esta é uma grande oportunidade de melhoria dos processos devido à riqueza de informações que teremos ao tratar a Não Conformidade. Basta ter olhos para ver este tesouro e boas ferramentas para encontra-lo!

Grande parte das organizações fazem a gestão de suas Não Conformidades através de Planilhas de Excel. Mas você já parou para analisar os benefícios e riscos de se utilizar esta ferramenta para a gestão de um assunto tão vital para a sua empresa? Vejamos:

Benefícios Riscos
Personalização dos dados lançados nas Planilhas. Perda das informações, caso o computador desligue.
Personalização das tabelas inseridas nas Planilhas. Ausência de interação com os usuários via e-mail (ex.: envio de alertas).
Criação de fórmulas para análise dos dados. Ausência de atualização dos dados em tempo real.
Criação de gráficos contendo os dados lançados nas Planilhas. Interface pouco amigável, podendo levar o usuário ao erro, quando do lançamento de dados.
Flexibilidade de criação das Planilhas (tamanho das colunas, fontes, etc.). Ausência de conexões com outros sistemas de análise de dados, via Web.
Armazenamento dos dados em Desktop. Maior vulnerabilidade quanto ao vazamento de dados confidenciais.
X Problemas ao manusear planilhas muito extensas (ex.: “travamento” de planilhas).
X Ausência de permissionamentos específicos (ex.: visualizar, alterar).
X Impossibilidade de acesso às informações previstas no documento, em qualquer computador.

Além da análise de riscos e benefícios da utilização do Excel como ferramenta de gestão das Não Conformidades, é importante ressaltar que a tendência tecnológica é migrarmos todas as nossas ferramentas de trabalho para ferramentas conectadas à internet, dispositivos “em nuvens”, smartphones e novas tecnologias que estão por vir.

Então, a sua gestão não precisa ficar estacionada em ferramentas mais rígidas e pouco usuais para um trabalho cuja essência é o dinamismo e a interação.

Não é porque estamos a busca de um tesouro que temos que voltar ao uso de mapas. Para isso, já foram lançados os GPS! Fiquemos atualizados!

Jussara Rocha Tibério – OAB/MG 124.949 – Sócia /Consultoria Jurídica da Âmbito Homem e Ambiente.