Cuidados com sua gestão de terceiros

Um dos primeiros passos para que sua empresa consiga realizar a gestão de terceiros de forma segura e evitar multas e sanções é: entender seu fornecedor.

Entender a atividade de seu fornecedor é fundamental para avaliar a criticidade de interação com o processo da sua empresa, seja na cadeia de fornecimento ou na terceirização dos serviços executados. Esse conhecimento deve ser anterior à contratação e, até mesmo, da abertura de concorrência ou descrição de termos para referência na busca de novos fornecedores.

É preciso avaliar os tipos de serviços que serão prestados internamente, quais os riscos envolvidos neste trabalho (altura, espaços confinados, inflamáveis, dentre outros). Somente após considerá-los é possível solicitar controles adequados, treinamentos, exames médicos, equipamentos de proteção.

Outra questão importante para entender a prestação de serviço do seu fornecedor é levantar os equipamentos que serão utilizados durante a execução do trabalho, seja internamente ou mesmo em entregas e transporte.

Os equipamentos devem atender aos requisitos de segurança, tanto para o trabalhador que executa a atividade, quanto para os demais que estão à sua volta e sujeitos aos danos do serviço executado. Além disso, devem passar por manutenções que evitem impactos ambientais significativos, como vazamentos e contaminações, por exemplo.

Seja específico ao contratar

Ao contratar uma empresa para fornecer serviços ou produtos é preciso ser específico nas requisições e detalhamento técnico da contratação.

Existem itens que não podem faltar na descrição do escopo de contratação, como:

• A qualificação necessária do fornecedor;
• Os documentos que demonstram a regularidade do empreendimento perante órgãos fiscalizadores;
• Equipamentos e materiais corretos para a execução do serviço.

Para melhor resguardar o contratante, o termo deve conter detalhes como:

• Prazos de validade de equipamentos;
• Anos de uso;
• Certificações obrigatórias.

Para treinamentos é preciso garantir que a carga horária e conteúdo sejam compatíveis com o serviço executado.

Quanto à regularidade do empreendimento, precisa ser comprovada, tanto para a atividade principal do fornecimento, como para equipamentos, veículos, a depender do serviço prestado e do produto ofertado.

Mantenha um relacionamento com seu fornecedor

Após escolher bons fornecedores, é preciso manter um relacionamento atuante. A cultura da empresa deve, na medida do possível, ser absorvida por terceiros prestadores de serviço e fornecedores de insumos, produtos e matérias-primas.

A cultura da gestão ambiental, os cuidados com a segregação de resíduos, com o entendimento dos processos da empresa é parte da integração dos terceiros, assim como a compreensão das regras de segurança ocupacional e do produto.

Isso pode ocorrer por meio de:

• Revisão de documentos;
• Indicação de melhores práticas em códigos de conduta;
• Treinamentos periódicos e
• Instruções de trabalho dedicadas aos fornecedores.

Além disso, a empresa pode implantar avaliações com auditorias periódicas e monitoramento do desempenho.

Tudo parece muito complexo para acompanhar no dia a dia, mas a tecnologia é uma grande aliada das empresas para realizar uma gestão de fornecedores eficiente.

O sistema Ímpar, software de gestão de fornecedores da Ambipar Âmbito, oferece facilidade para homologação do fornecedor, controle do nível de atendimento aos requisitos de sua empresa aplicáveis aos seus fornecedores, controle das exigências de funcionários próprios e de terceiros de acordo com as atividades exercidas, controle ASO, CNH, treinamentos, exames e demais documentos.