Análises de ocorrências: é realmente possível simplifica-las?

Simplificando a Análise de ocorrência

Durante uma aula, de análise de ocorrência, na faculdade, o professor faz a seguinte pergunta aos seus alunos: quem nunca teve um problema para resolver durante a sua vida, levante a mão? A resposta ao professor foi unânime, sendo que todos os alunos ficaram com as mãos abaixadas.

Este é o tipo de pergunta da qual a resposta é meio óbvia, pois todo mundo já passou por uma situação problemática na qual teve que trabalhar para solucioná-la.

O professor daquela faculdade seria mais produtivo em sua aula se tivesse feito a seguinte pergunta: por que os problemas acontecem? Esta sim seria uma pergunta em que a resposta ajudaria a vida de milhares de pessoas!

Vamos começar pelo estudo da palavra problema. Segundo o dicionário Michaelis, problema é o tema, em qualquer área do conhecimento, cuja solução ou resposta requer considerável pesquisa, estudo e reflexão. O mesmo dicionário ainda conceitua problema como sendo uma dificuldade ou obstáculo que requer grande esforço para ser solucionado ou vencido.

Ambos os conceitos definem o problema como algo que requer uma análise profunda para se chegar a sua solução.

Neste contexto, podemos dizer que a resposta à nossa pergunta guarda relação direta com os conceitos trazidos acima. Por que os problemas acontecem? Porque simplificamos as análises dos motivos que levaram a ocorrência do problema. Em outras palavras, não chegamos a encontrar a verdadeira causa raiz do problema.

Isto traz como consequência a criação de ações superficiais para tratar problemas complexos, o que acabará fazendo com que aquela situação ocorra novamente, pois não tratamos a “raiz do problema”.

Uma forma de garantir que a análise das causas raízes de um problema seja feita de forma profunda é por meio do envolvimento de todas as partes impactadas pela situação. Atualmente, existem diversas metodologias que trabalham com os estudos das causas raízes (ex.: 5 porquês, Diagrama de Ishikawa, Análise de Causa Raiz, MASP – Metodologia de Análise de Solução de Problemas, etc). Entretanto, aplicarmos tais metodologias por si só não garante a resolução definitiva dos problemas.

Para solucionar os problemas de forma a evitar que o mesmo ocorra novamente, precisamos fazer uma gestão sistêmica em torno do ocorrido. Neste sentido, é necessário descrevermos o ocorrido, levantar as causas que levaram o seu acontecimento (utilizando-se de uma das metodologias de análise de causa raiz já mencionadas), elaborar ações para mitigar as consequências desta ocorrência e/ou para impedir que outras situações como estas ocorram novamente (nesta etapa, podemos utilizar a metodologia do PDCA) e, por fim, avaliar se tais ações foram eficazes para a solução e/ou prevenção dos problemas (caso as ações sejam eficazes, elas incorporarão ao processo/atividade).

Ao realizarmos todas as etapas da análise de ocorrência, tratamos o problema com a seriedade que o mesmo deve ser tratado, ainda que o problema tenha sido de baixa complexidade. Lembre-se que um problema simples, quando não tratado de forma correta, pode se tornar um problema de grandes proporções.

Enfim, os problemas sempre farão parte da nossa caminhada enquanto pessoas e profissionais. O que difere o impacto que cada problema causará em nossas vidas é a forma como recebemos e trabalhamos tais situações.

Ficou com alguma dúvida ou gostaria de implementar um sistema de análise de ocorrências em sua empresa?